Новости  Акты  Бланки  Договор  Документы  Правила сайта  Контакты
 Топ 10 сегодня Топ 10 сегодня 
  
16.12.2015

Вимоги до оформлення тексту документа

Загальні вимоги до документів: достовірність, відповідність чинному законодавству, дотримання формуляру, бездоганність оформлення Загальні вимоги до документів: достовірність, відповідність чинному законодавству, дотримання формуляру, бездоганність оформлення Текст - головний реквізит документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті, диску тощо. Документ має відповідати таким основним вимогам: · видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції; · не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади; · бути точним, достовірним і переконливим; · бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів; · містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції; · бути придатним для тривалого зберігання. Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів. Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів. Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні. Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів. Більше уваги потрібно приділяти підбору слів. Не слід використовувати в одному реченні однокореневі слова, тавтології. Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів. Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту. При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права. Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою. У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю. Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. У доказі викладається суть питання докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним. В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина. Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа. Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обґрунтуванням. Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер. Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним. У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній. За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів. Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників. Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; ви сокоповажний тощо. Список використаної літератури 1. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім.

  Комментарии к новости 
 Главная новость дня Главная новость дня 
Нефтеюганск сургут маршрутка расписание
Амексин ic инструкция по применению
Красивый стих про бабушку
Турнирная таблица отбор на че 2016
Стафилококк в носоглотке лечение
Белгород 32 маршрут
Способы защиты экологических прав граждан
Перевод стиха just for you
Букет из бусин своими руками
 
 Эксклюзив Эксклюзив 
Карта сайта
Происхождение слова ветчина этимологический словарь
Сварка мма 250 схема
Мебель от антона г шумерля каталог
Прозак инструкция по применению
Стих благодарность свекрови за сына
Цитатный план человек на часах